Me está gustando muchísimo este hilo.

Por lo que comentas @Elrudok, creo que más de uno y dos de mi club estarían encantados de organizar y colaborar en una jornada así (de hecho, ya lo hacen con las Hispania ). Si más adelante te animas a algo estaré encantado de hacer de nexo de unión

 Pues muchas gracias. No te extrañes de que al final salgan adelante. Yo la verdad que no tengo ganas de meterme otra vez en estos fregados. Pero di mi palabra, y si el concejal me llama y me dice "vamos a hacerlas" tendré que cumplir. Y no dudes que me pondré en contacto con vosotros

Pues estaría genial sacar adelante algo así. Con presupuesto y visibilidad. Una idea que sin saber gran cosa del tema si dejo caer es buscar, ademas de partidas de demostración, ponentes que den charlas sobre las batallas que se puedan llegar a recrear o sobre el arte bélico en esos periodos. Hoy en día hay unos cuantos podcast de historia e historia militar que podrían aportar visibilidad y un extra de público.
Y desde luego si las asociaciones no responden tirar de foros como este para buscar gente que si quiera involucrarse a nivel individual.

Lo de las charlas a priori es buena idea, pero tienen que ser muy, muy, pero que muy interesantes para que a un asistente le merezca la pena "perder" el tiempo en una conferencia cuando podría estar pululando/jugando en el evento. En las Ludo Ergo Sum tuvimos charlas varios años y la asistencia a casi todas ellas fue anecdótica. Y de hecho, la única que recuerdo que triunfó fue a la que vino gente ex profeso.

Solo tirando unos números podríamos suponer 1000 visitantes a 15 euros la entrada. Eso da 15000 euros solo de entradas y supongamos 20 stands de venta a los cuales se les cobra 200 euros por participar. Por último algunos anuncios, a razón de 50 euros por unos 20 anunciantes.  Eso hacen unos 20k de recaudación.
Alquiler de un lugar acorde más gastos de publicidad dan unos 4000 euros (incluso si conseguís sponsor se hace por mucho menos). 5 organizadores principales a 1000 euros cada uno y 10 ayudantes a 300, más algunos colaboradores voluntarios.  Poniendo alguna mercadería para sorteos, pagando seguros, etc aun restan unos 5k... organizar eventos de este estilo tiene que dejar buen margen sino no se pueden profesionalizar.

Cita de: nap en 22 ago 2023, 01:58Solo tirando unos números podríamos suponer 1000 visitantes a 15 euros la entrada. Eso da 15000 euros solo de entradas y supongamos 20 stands de venta a los cuales se les cobra 200 euros por participar. Por último algunos anuncios, a razón de 50 euros por unos 20 anunciantes.  Eso hacen unos 20k de recaudación.
Alquiler de un lugar acorde más gastos de publicidad dan unos 4000 euros (incluso si conseguís sponsor se hace por mucho menos). 5 organizadores principales a 1000 euros cada uno y 10 ayudantes a 300, más algunos colaboradores voluntarios.  Poniendo alguna mercadería para sorteos, pagando seguros, etc aun restan unos 5k... organizar eventos de este estilo tiene que dejar buen margen sino no se pueden profesionalizar.

 No se si el mensaje iba para mi, o era en general. En mi caso particular, la entrada iba a ser de 0€. Eso era condición obligatoria por parte del ayto. ya que ellos corrían con todos los gastos. Así que en ese aspecto ni tenía problemas ni tampoco podía hacer por profesionalizarlo como dices.

Cita de: Elrudok en 22 ago 2023, 11:24

Cita de: nap en 22 ago 2023, 01:58Solo tirando unos números podríamos suponer 1000 visitantes a 15 euros la entrada. Eso da 15000 euros solo de entradas y supongamos 20 stands de venta a los cuales se les cobra 200 euros por participar. Por último algunos anuncios, a razón de 50 euros por unos 20 anunciantes.  Eso hacen unos 20k de recaudación.
Alquiler de un lugar acorde más gastos de publicidad dan unos 4000 euros (incluso si conseguís sponsor se hace por mucho menos). 5 organizadores principales a 1000 euros cada uno y 10 ayudantes a 300, más algunos colaboradores voluntarios.  Poniendo alguna mercadería para sorteos, pagando seguros, etc aun restan unos 5k... organizar eventos de este estilo tiene que dejar buen margen sino no se pueden profesionalizar.

 No se si el mensaje iba para mi, o era en general. En mi caso particular, la entrada iba a ser de 0€. Eso era condición obligatoria por parte del ayto. ya que ellos corrían con todos los gastos. Así que en ese aspecto ni tenía problemas ni tampoco podía hacer por profesionalizarlo como dices.

No, no era para ti, era algo en general. Creo que si se espera que la gente lo haga a cambio de nada o por el placer de disfrutar de una tarde con colegas es muy difícil que se hagan eventos grandes, es muy desgastante tal cual lo has comentado. Por otro lado si aprovecho tu mensaje respecto al valor de la entrada. No es bueno hacer eventos a valor 0€, porque te tira para atrás a sponsors, anunciantes, etc y ademas que si de verdad estas dando un servicio, se debe cobrar.

Yo he organizado eventos por trabajo (eventos de aviación de 1500 a 7.000 personas en Fira de Barcelona) y por hobby (Alpha Ares como AYUDANTE; no como organizador principal).
Prefiero no repetir ninguna de las 2 cosas.

Es muy estresante montar un evento, asi que mis dieses a quienes los montan. Más si no cobran por ello.

Para un evento friki, 15 € de entrada no creo que los vaya a pagar ni el tato si no hay 13€ de material promocional asociado. Eso ya te lo digo yo. Vas a tener 1000 visitantes si tienes MUCHA suerte SIN entrada. Al menos en mi experiencia.

Saludos,
Xavier

CitarNo es bueno hacer eventos a valor 0€, porque te tira para atrás a sponsors, anunciantes, etc

Quizás en otros ámbitos sea así, pero te digo que en el mundo de los juegos de mesa, rol, etc. no es el caso. De hecho en el caso de las Ludo Ergo Sum todos los años hay gente interesada en participar (poniendo stand o mesa para hacer demostraciones) que se queda fuera porque no hay sitio para todos. Y desde siempre la entrada ha sido gratuita.

Citary ademas que si de verdad estas dando un servicio, se debe cobrar.

Bueno, no es la única posibilidad. Puedes decidir no cobrar para que las cuentas salgan mejor, por ejemplo, o para que ese dinero que te embolsarías fuera a parar digamos a causas solidarias (que eso abre algunas puertas). O si hay una empresa o grupos de empresas que te pagan también por la organización del sarao. Pero sí, si el planteamiento inicial es montar un evento del que sacar beneficio económico, la vía más obvia es cobrando entrada.

15 euros en este país no los paga nadie, ya les puedes dar la luna dentro, se asustan al ver el cartel. Y si es algo patrocinado por un Ayuntamiento pues ni hace falta cobrar, la máxima que lo que es gratis se valora menos no está pensada para España creo yo.

Evidentemente sí se profesionaliza el montaje de eventos hay que acabar pasando por caja pero para empezar hay que ir suave o mueres antes de dar el primer paso.

Las freakwars ya cuestan 13€ y el año pasado fueron 5000 personas, eso de que no va nadie...

Cita de: koniev en 22 ago 2023, 12:5415 euros en este país no los paga nadie, ya les puedes dar la luna dentro, se asustan al ver el cartel.

BellotaCon: la entrada de la edición de 2023 costó 66€. Fuimos unas 500 personas. El alojamiento se pagaba aparte. Material promocional: una camiseta y un libro que costaría unos 10€. La sede del evento es un pabellón de recinto ferial (IFEBA) por el que la organización tiene que pagar un alquiler.

Batalladores: en 2022 la entrada costó 50€, a lo que tienes que sumar el alojamiento en el hotel donde se celebra el evento si vas desde fuera de Zaragoza (70€ la doble por noche, incluyendo desayuno). Unos 250 asistentes. Material promocional, que recuerde: una tote bag, una revista, varios marcapáginas, algún descuento de tienda y la típica cajita de plástico para guardar fichas de algún juego; también quisieron incluir una taza pero les falló el proveedor. El precio incluía la cena-cóctel del sábado.

Cita de: koniev en 22 ago 2023, 12:54Evidentemente sí se profesionaliza el montaje de eventos hay que acabar pasando por caja pero para empezar hay que ir suave o mueres antes de dar el primer paso.

Totalmente de acuerdo. Organizar algo pequeño pero consistente que, si va tomando fuerzas, puede dar el salto a algo más grande. Es lo que pasó con las BellotaCon, que el primer año fueron 50 en el salón de un hotel. Y si no recuerdo mal, las Freak Wars en sus primeras ediciones eran gratuitas, ¿no? Ahora tienen que cubrir el alquiler del Pabellón de Cristal, que no es precisamente barato.

Cita de: LeberechtReinhold en 22 ago 2023, 16:44Las freakwars ya cuestan 13€ y el año pasado fueron 5000 personas, eso de que no va nadie...

Las freakwars ya están bastante asentadas, no se lo que costaría al principio la verdad.

Aparte de eso entiendo que la idea de hacer este tipo de jornadas es para atraer a un público generalista o directamente curiosos, que pueda interesarse por el mundillo y acabar entrando en ello.
Si se hacen jornadas para solo los que ya estan o estamos no hay futuro, creo yo.
A mi personalmente 15 euros o 20 me es indiferente, lo pago para ir a ver algo que me gusta mucho, pero se busca traer a gente que o no sabe de qué va la cosa o tiene curiosidad, el factor precio ahí sí que influye.

BellotaCon: la entrada de la edición de 2023 costó 66€.

Eso sí que es un precio alto, la otra por 50 con cena parece más llevable.

La gente que acudió era público general o gente del mundillo?

A las bellota, la gente que va son del mundillo y el evento es para los jugadores. Quien acude allí es para reencontrarse con los camaradas con los que juega vía online durante todo el año,por el gran ambiente que se vive allí y por ver las novedades de las empresas que asisten. Como curiosidad en los dos años que llevo asistiendo vienen un número de jugadores del extranjero significativo y cada año van viniendo más.

Es cierto que el precio es alto además hay que añadirle desplazarse hacía un punto de España que esta apartado y mal comunicado más alojamiento y comidas. Algo tiene este evento que cautiva a los jugadores de wargames de fichas aunque tenga estos inputs.